Elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung

eAU: das ändert sich – das bleibt

Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber jetzt bei Krankmeldungen wissen müssen

Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU) ist seit dem 1. Januar 2023 der Ablauf einer Krankmeldung neu geregelt. Ziel ist es, den Bürokratieaufwand im Gesundheitswesen zu verringern. Doch die neue Regelung gilt nicht für jede Krankmeldung. Zudem läuft es noch nicht rund: Immer noch sind nicht alle Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgeber an das System angebunden. Punktuell kommt es zu technischen Problemen und Fehlermeldungen. Lesen Sie in diesem Beitrag, was sich seit dem 1. Januar bei der Meldung von Arbeitsunfähigkeit geändert hat und was Arbeitnehmer und Arbeitgeber jetzt wissen müssen.

Gleich zu Jahresbeginn hatte es Tim erwischt: ein schwerer grippaler Infekt. Sein Hausarzt schrieb ihn krank, händigte ihm aber keinen „gelben Schein“ aus. Die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung könnte sich sein Arbeitgeber elektronisch abrufen, informierte ihn sein Arzt.

Das sei nicht mehr Aufgabe des Beschäftigten.
Als gesetzlich Versicherter sei Tim nur noch dazu verpflichtet, seinen Arbeitgeber zeitnah telefonisch oder per E-Mail über seine Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Rund eine Woche später bat der Arbeitgeber Tim, ihm eine Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung zuzusenden. Tim war irritiert. Hatte er sich richtig verhalten?

Ja, Tim hatte alles richtig gemacht. Doch es hakt noch bei der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung. Oft kommt die elektronische Krankmeldung bei den Krankenkassen erst verzögert an. Einige Praxen haben technische Probleme, eine eAU auszustellen und an die Krankenkassen zu übermitteln. Das verunsichert Arztpraxen und Arbeitgeber und sorgt für bürokratischen Mehraufwand. Auch sind immer noch nicht alle Arbeitgeber an das System angebunden.

Und so funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung
Seit dem 1. Januar 2023 meldet eine Arztpraxis die Krankmeldung eines gesetzlich versicherten Patienten innerhalb von 24 Stunden direkt an die zuständige Krankenkasse. Der Arbeitgeber kann die eAU-Daten ab dem Folgetag der Krankschreibung digital bei der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse abrufen. Die Übermittlung erfolgt über die hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur. Die Daten werden verschlüsselt übertragen. Der gesetzlich Versicherte erhält weiterhin einen Papierausdruck für seine Unterlagen. Diese ärztliche Bescheinigung gilt bei Bedarf als gesetzliches Beweismittel.

Das sollten Beschäftigte jetzt wissen

Dazu ist der Arbeitnehmer verpflichtet
Wer krank ist und nicht zur Arbeit kommen kann, muss nach wie vor seine Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen und seinen Arbeitgeber darüber umgehend formlos – telefonisch oder per E-Mail – informieren.

Das ändert sich für den Arbeitnehmer
Als gesetzlich Versicherter ist ein Arbeitnehmer nicht mehr dazu verpflichtet einen „gelben Schein“ bei seinem Arbeitgeber vorzulegen.

Ausnahmen:

Schüler und Berufsschüler
Studenten
Arbeitslose
Minijobber in Privathaushalten
Arbeitnehmer bei Besuch eines Privatarztes
bei Erkrankung des Kindes
bei Besuch eines Arztes, Zahnarztes oder von Rehabilitationseinrichtungen im Ausland

müssen, auch wenn sie gesetzlich versichert sind, immer eine Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung beibringen.

Infokasten

Unser Tipp für Arbeitnehmer
In der Einführungsphase sollten sich gesetzlich Versicherte in der Arztpraxis direkt eine Ersatzbescheinigung ausstellen lassen. Sollte die Krankmeldung elektronisch nicht abrufbar sein, erspart das dem Versicherten den erneuten Gang in die Arztpraxis und der Praxis zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Das gilt für Privatversicherte
Für Privatversicherte bleibt alles beim Alten. Privatversicherte sind von der eAU ausgenommen. Sie müssen weiterhin bei ihrem Arbeitgeber einen „gelben Schein“ vorlegen.

Das müssen Arbeitgeber beachten

Eine eAU-Schnittstelle einrichten
Die gesetzlichen Krankenversicherungen stellen Arbeitgebern die Daten der Krankmeldung über abgesicherte Kommunikationsserver zur Verfügung. Um die Daten abrufen zu können, sind auf Seiten der Arbeitgeber bestimmte technische Voraussetzungen erforderlich. Dazu muss das Entgeltabrechnungsprogramm mit der Schnittstelle „Datenaustausch eAU“ ausgestattet sein. Arbeitgeber können AU-Daten auch über sv.net mit dem Formular „Anforderung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen“ abrufen.

eAU-Daten abrufen
Meldet sich ein Mitarbeiter krank, kann der Arbeitgeber frühestens am Folgetag die Krankmeldung bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers elektronisch abrufen. Aufgrund des mehrstufigen Übermittlungsprozesses kann es dabei auch zu mehrtägigen Verzögerungen kommen. Krankenkassen empfehlen, die AU-Daten frühestens ab dem fünften Kalendertag abzurufen.

Die Krankenkasse übermittelt dem Arbeitgeber folgende Informationen:

den Namen der versicherten Person
den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

Geht eine Abfrage eines Arbeitgebers bei einer Krankenkasse ein, prüft diese zunächst, ob eine Abrufungsberechtigung besteht: Ist der Mitarbeiter zu dem Zeitpunkt tatsächlich Versicherter der Krankenversicherung und Angestellter des abfragenden Betriebes? Jede AU-Bescheinigung muss separat abgerufen werden, da für den Abruf bei der Krankenkasse eine Berechtigung vorliegen muss.

eAU für Minijobber

Auch für gewerbliche Minijobber können Unternehmen eine eAU bei der Krankenversicherung anfragen. Arbeitgeber müssen die Anfrage allerdings an die Krankenkasse stellen, bei der der Minijobber versichert ist, nicht an die Minijob-Zentrale.

Prozess der Krankmeldung neu aufsetzen und Mitarbeiter informieren
Damit die jeweiligen Abteilungen die Abwesenheit eines Angestellten zeitnah einplanen und in die Abrechnung integrieren, müssen Arbeitgeber die bisherigen Prozesse im Team an die veränderten Bedingungen anpassen. Dazu informiert das Unternehmen die zuständigen Mitarbeiter zeitnah über die veränderten betrieblichen Anweisungen zum Verhalten im Krankheitsfall.

Unser Tipp für Arbeitgeber:
Für eine Übergangszeit kann es sinnvoll sein, mit den Arbeitnehmern weiterhin die Vorlage der in Papierform ausgestellten AU-Bescheinigung zu vereinbaren, z. B. auch abfotografiert per E-Mail.