Büro ausmisten 2024: Das kann jetzt weg!
Befreien Sie sich jetzt von unnötigem Papierballast und sorgen Sie für mehr Übersicht an Ihrem Arbeitsplatz! Schaffen Sie Platz, um konzentrierter und effizienter zu arbeiten und Ihre Gesundheit zu stärken.
Papierstapel auf dem Schreibtisch, Büroschränke voller Ordner und Dokumente, nach denen man lange suchen muss: Es ist höchste Zeit, mal wieder aufzuräumen und auszumisten. Das entlastet und hilft nachweislich, konzentrierter und effizienter zu arbeiten und die Gesundheit zu stärken. Hier ein kurzer Leitfaden, wie es Ihnen gelingen kann, sich von unnötigem Ballast zu befreien und Ihre Ablage zukünftig besser zu organisieren.
Das Sortieren und Aufräumen kostete viel Zeit und Ressourcen. Jeder Gegenstand und jedes Dokument wartete auf eine Entscheidung: Behalten oder wegwerfen? Vielleicht braucht man es ja irgendwann wieder? „Eigentlich ist es ganz einfach“, erklären die Aufräum-Experten. „Man behält nur das, was man wirklich braucht. Und alles hat seinen festen Platz. Das spart Zeit und Nerven, die man bisher mit verzweifeltem Suchen und stundenlangem Sortieren verbracht hat.“
Das Jahr mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz beginnen
Die Wahrheit ist: nur wenige Dokumente sind wirklich wichtig oder dringend. Und je weniger wir davon haben, desto weniger sind wir abgelenkt und umso konzentrierter arbeiten wir. Menschen mit leeren Schreibtischen sind nachweislich effektiver. Um wirklich zu entspannen und Ihr psychisches Wohlbefinden zu steigern, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Gehirn nicht ständig mit unerledigtem Papierkram und visuellen Eindrücken des Chaos beschäftigt ist. Trotzdem sammeln sich über das Jahr verteilt auf vielen Schreibtischen, in Schubladen und in Schränken Berge an Papier.
„Der Jahresbeginn ist ein guter Zeitpunkt, um sein Büro auszumisten. Vernichten Sie konsequent nicht mehr benötigte Unterlagen. In Aktenschränken lagern oftmals unzählige Ordner, die niemals wieder angefasst werden. Mit Ablauf des 1. Januar 2024 können Sie einen kompletten Papierjahrgang entsorgen, dessen gesetzliche Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Vielleicht ist der Jahreswechsel aber auch ein guter Zeitpunkt, sich über ein effizienteres Ablagesystem oder das papierlose Büro Gedanken zu machen? Doch wie beginnen?
1. Eingehend aussortieren: Was behalten, was wegwerfen?
Dokumente in einer Ablage oder einem Archiv aufzubewahren, verursacht Raum- und Materialkosten. Zudem erhöht es Suchzeiten. Vernichten Sie daher zunächst konsequent nicht benötigte Unterlagen. Haben Sie den Mut zum Aussortieren und entsorgen Sie konsequent die Geschäftsunterlagen, für die es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder betriebsinterne Aufbewahrungsregel gibt. Dazu gehören beispielsweise Kundenanfragen und Angebote, die zu keinem Auftrag führten oder Halbjahresbilanzen und Finanzpläne oder Basisinformationen, die Sie sich über das Internet ohne großen Aufwand wiederbeschaffen können.
Diese Unterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bis zum 01.01.2024:
- 6 Jahre:
Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2017 erstellt wurden, können Sie jetzt vernichten: Empfangene Handelsbriefe und Kopien von versandten Handelsbriefen, Bestell- und Auftragsunterlagen, Frachtbriefe, Arbeits- und Pachtverträge, Versicherungspolicen (nach Ablauf). - 10 Jahre:
Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2013 erstellt wurden, können Sie jetzt vernichten: Jahresabschlüsse, Inventare, Bilanzen, Lageberichte, Handelsbücher, Rechnungen, Buchungsbelege, Zollunterlagen - 30 Jahre: Gerichtsurteile
Wichtig zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des abgelaufenen Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Darüber hinaus gibt es eine Reihe an Ausnahmefällen, in denen Dokumente noch länger aufbewahrt werden müssen, wie z. B. eine begonnene Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder auch bußgeldrechtliche Ermittlungen, Steuer-Strafermittlungen und schwebende Rechtsbehelfsverfahren.
Wo sind die Aufbewahrungsfristen geregelt?
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich vornehmlich nach dem Handelsrecht und nach dem Steuerrecht. Die handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist Ihrer Dokumente regelt § 257 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch). Die nach Steuerrecht geltende Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist in § 147 AO (Abgabenordnung) festgelegt.
Im Original oder digital aufbewahren?
Eröffnungsbilanzen sowie Jahres- und Konzernabschlüsse müssen Sie gemäß des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung im Original aufbewahren. Das Kopieren, Verfilmen oder Speichern auf andere Datenträger reicht nicht aus. In allen anderen Fällen können geschäftliche Dokumente heute digital archiviert werden. Wichtig ist, dass die archivierten Dokumente jederzeit und auch nach vielen Jahren noch lesbar sind.
Klug entsorgen
Alle Dokumente, für die es keine Aufbewahrungsfrist gibt oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können entsorgt werden. Fragen Sie sich bei allen anderen Dokumenten: „Werde ich das jemals wieder brauchen? Wenn ja, wann und wozu? Oder könnte ich mir die Informationen auf irgendeine Weise leicht wiederbeschaffen?“
Verwenden Sie zum Entsorgen von Papier am Schreibtisch einen geräumigen Karton oder eine Kiste, in die Sie die Blätter hineinlegen können. Das hat gleich zwei Vorteile: Sie ersparen sich das tägliche Leeren und finden ein versehentlich zu früh weggeworfenes Dokument nach einigen Tagen notfalls wieder. Sie möchten die Papiere endgültig vernichten? Nutzen Sie dazu für alle vertraulichen Unterlagen einen Aktenvernichter, der die Daten unkenntlich macht.
2. Die Ablage besser organisieren
Der erste Schritt ist getan. Sie haben kräftig ausgemistet. Das hat Sie einige Zeit und Energie gekostet. Damit Sie diese wertvolle Zeit zukünftig effektiver nutzen können, haben wir einige Tipps für Sie, wie Sie Ihre Ablage besser organisieren können. Das verschafft Ihnen auch einen guten Überblick über Ihre Aufgaben und Projekte. Dabei gilt: legen Sie nur das ab, was Sie wirklich aufbewahren müssen.
- Falls noch nicht geschehen, sortieren Sie sämtliche Papiere auf Stapeln nach Sachgruppen, z. B. Kunden, Projekten, Finanzthemen – so wie es für Ihren Aufgabenbereich sinnvoll ist.
- Legen Sie Ihre Dokumente nach Sachgruppen geordnet in einzelnen Ordnern ab – am besten chronologisch. Verwenden Sie Trennblätter oder Register.
- Wählen Sie für die Dokumente, die Sie häufiger verwenden, eine Loseblattablage. Der Vorteil: Sie können die nicht gehefteten Blätter mit wenigen Handgriffen einfach in eine Klarsicht-Prospekthülle oder in eine Aktenmappe stecken und rasch wieder entnehmen.
- Beschriften Sie jeden Ordner und jede Mappe leserlich. Aufschriften sollten auch aus zwei Meter Entfernung noch lesbar sein. Arbeiten Sie ggf. mit Farben. Alle Ablagesysteme, die Finanzthemen beinhalten, bekommen beispielsweise ein blaues Etikett.
- Versehen Sie Papiere, die Sie gerade in der Hand hatten und für die Ablage vorgesehen sind, immer mit einem Ablagevermerk, falls Sie sie nicht sofort ablegen. Das spart Ihnen Zeit, diese Dokumente vor dem späteren Ablegen nochmals durchzusehen und zuzuordnen.
- Drucken Sie nur solche Dokumente aus, die für die Papierablage aus chronologischen oder (steuer-)rechtlichen Gründen unverzichtbar sind. Alles andere ist auf Ihrem PC deutlich preiswerter und platzsparender aufgehoben.
- Weisen Sie jeder vorhandenen Ablagemöglichkeit eine Funktion zu. Das verhindert „wilde Ablagen“.
- Erklären Sie Fußböden, Fensterbretter, Sitzflächen und andere horizontale Flächen zur papierfreien Zone.
- Führen Sie eine Ablageroutine ein. Reservieren Sie sich beispielsweise einmal im Monat Zeit für einen regelmäßigen „Ablagetermin“. Tragen Sie diesen in Ihren Kalender ein. Sie werden feststellen, dass dies gut investierte Zeit ist. Ihr Lohn: eine gute Übersicht und kurze Suchzeiten sorgen für ein entspannteres Arbeiten.
- Entsorgen Sie regelmäßig Altlasten. Werfen Sie Überflüssiges weg. Archivieren Sie abgeschlossene Vorgänge, die noch aufzuheben sind.
Tipp: Vereinfachen Sie das Entsorgen bereits bei der Ablage: Versehen Sie Ihre Ordner von vornherein mit dem jeweiligen Vernichtungsdatum. Dann geht das regelmäßige Aussortieren ganz schnell.
3. Das papierlose Büro
Einige Unternehmen verzichten vollständig auf Papier. Laut Bitkome. V., dem Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche, arbeitet jedes achte Unternehmen im Jahr 2023 komplett papierlos.[1] Ein Drittel der deutschen Unternehmen verwendet zumindest für die Hälfte aller Dokumente digitale Ablagesysteme. Das hat viele Vorteile: Mitarbeitende eines papierlosen Büros arbeiten oft produktiver; viele Arbeitsabläufe lassen sich schneller und einfacher umsetzen; Dokumente können in einem übersichtlichen digitalen Ordnersystem schneller wiedergefunden werden. Zudem steigt mit dem Homeoffice der Bedarf an der digitalen Verfügbarkeit von Dokumenten auf die auch von unterwegs aus jederzeit zugegriffen werden kann.
Wer Daten erst gar nicht in Papierform sammelt, sondern elektronisch, z. B. auf einer Festplatte abspeichert, reduziert gleichzeitig die Menge der zu entsorgenden Dokumente. Außerdem spart es Ihnen wertvolle Zeit, die Sie sonst für das Sortieren benötigen.
Um einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen, müssen Sie nicht ist es nicht alle Arbeitsabläufe im Büro auf einmal digitalisieren. Bereits erste Schritte zur Einführung eines Dokumenten-Managementsystems helfen dabei, die Effektivität zu steigern und den Arbeitsalltag der Angestellten zu erleichtern. Beginnen Sie mit einem ersten Projekt und digitalisieren Sie erste Arbeitsprozesse. Die Umstellung auf das papierlose Büro kann ein Weg sein, Ihren Arbeitsplatz besser zu organisieren und Ihre Gesundheit zu stärken.
[1] https://office-conference.com/de/news/95-prozent-der-deutschen-unternehmen-setzen-mindestens-eine-digital-office-loesung-ein
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