Besser organisieren

DESK SHARING: Neue Wege der Arbeitsplatzgestaltung

In einer Welt, die immer flexibler und digitaler wird, sind traditionelle Arbeitsstrukturen auf dem Prüfstand. Facebook und Google sind die Vorreiter des Desk Sharing Konzepts. Ein Konzept, das immer mehr an Bedeutung gewinnt. Desk Sharing ist ein Modell, bei dem Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern freie Schreibtische nach Bedarf nutzen. Diese Arbeitsweise fördert Flexibilität, Zusammenarbeit und spart Platz, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die es zu berücksichtigen gilt. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf Desk Sharing: Was verbirgt sich hinter diesem Konzept? Was sind die Vor- und Nachteile? Und wie kann Desk Sharing erfolgreich umgesetzt werden?


Definition: Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing bezeichnet ein Arbeitsmodell, bei dem keine festen Schreibtische oder Büros für einzelne Mitarbeiter reserviert sind. Stattdessen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz zu wählen, je nach Bedarf und freier Kapazität. Das Desk-Sharing-Modell ist besonders in modernen Büros mit offener Raumaufteilung und flexiblen Arbeitszeiten zu finden. Mit der zunehmenden Zahl von Mitarbeitern, die auch remote arbeiten oder häufig unterwegs sind, müssen Unternehmen neue Lösungen finden, um die Büroflächen effizient zu nutzen.

Befürworter des Konzepts sehen Einsparpotenziale, Chancen für eine bessere Zusammenarbeit und eine höhere Produktivität. Die neue Organisation am Arbeitsplatz ist eine Maßnahme, um die Nutzung von Arbeitsplätzen und Büroflächen in Unternehmen zu optimieren. Faktoren wie Homeoffice, Remote Work, Krankheiten, Urlaub und andere können dazu führen, dass Arbeitsplätze und Büroflächen ungenutzt bleiben. Es ist nicht garantiert, dass alle Kolleginnen und Kollegen anwesend sind, was dazu führt, dass Schreibtische und Büros nicht genutzt werden. Desk Sharing ermöglicht eine optimale Auslastung der vorhandenen Arbeitsplätze.


Die Vorteile des Desk Sharings

Kostenersparnis

Ein wesentlicher Vorteil von Desk Sharing ist die Reduzierung von Büroflächen und damit auch der damit verbundenen Betriebskosten. Weniger Schreibtische, weniger Schränke und weniger Büroausstattung bedeuten niedrigere Mietkosten und eine effizientere Nutzung des verfügbaren Platzes. Insbesondere Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern oder hybriden Arbeitsmodellen können durch Desk Sharing erhebliche Kosten einsparen.

Flexibilität und Mobilität

Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitern, an verschiedenen Orten im Büro zu arbeiten, was ihre Flexibilität erhöht. Für Teams, die viel unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten, bedeutet dies, dass sie sich je nach Bedarf einen Arbeitsplatz im Büro suchen können. Dies fördert nicht nur die Mobilität der Mitarbeiter, sondern auch ihre Autonomie. Sie können entscheiden, welcher Arbeitsplatz am besten zu ihrer jeweiligen Aufgabe passt – sei es ein ruhiger Einzelarbeitsplatz oder ein kreativer Raum für Teamarbeit.

Zusammenarbeit fördern

Beim traditionellen Büroarbeitsmodell sitzen oft alle Mitarbeiter an einem festen Arbeitsplatz und nehmen nur an festgelegten Besprechungen teil. Desk Sharing kann zu einer besseren Zusammenarbeit führen, da sich die Mitarbeiter je nach Bedarf in verschiedenen Bereichen des Büros niederlassen können. Dies erleichtert den Austausch von Ideen und Informationen und fördert eine dynamische, interaktive Arbeitsweise. Oft ergeben sich spontane Besprechungen oder informelle Gespräche, die zu kreativen Lösungen führen können.

Optimierung der Bürofläche

Büros mit Desk-Sharing-Modellen können effizienter genutzt werden, da die Mitarbeiter nicht ständig an ihrem Arbeitsplatz anwesend sind. Dadurch können die Büroflächen an die tatsächlich anwesenden Mitarbeiter angepasst werden, was insbesondere bei flexiblen Arbeitszeiten oder Home-Office-Modellen von Vorteil ist. In der Praxis bedeutet dies, dass weniger Fläche für die gleiche Anzahl von Mitarbeitern benötigt wird.

Förderung der Work-Life-Balance

Desk Sharing fördert die Unabhängigkeit der Mitarbeiter, was sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken kann. Da viele Unternehmen mittlerweile ein hybrides Arbeitsmodell anbieten, können die Mitarbeiter je nach Bedarf zwischen Homeoffice und Büro wählen. Im Büro angekommen, wählen sie einfach einen Arbeitsplatz, der ihren aktuellen Bedürfnissen entspricht – sei es für konzentriertes Arbeiten oder für den Austausch mit Kollegen.


Die Herausforderungen des Desk Sharing

Trotz der vielen Vorteile bringt Desk Sharing auch Herausforderungen mit sich, die sowohl organisatorischer als auch psychologischer Natur sein können.

  • Mangel an persönlichem Freiraum: Ein wesentlicher Nachteil von Desk Sharing ist der Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes. Für viele Mitarbeiter ist der Schreibtisch ein wichtiger Ort, an dem sie ihre persönlichen Dinge aufbewahren und sich mit ihrer Arbeit identifizieren. Desk Sharing kann zu einem Gefühl der Entfremdung führen, insbesondere wenn es an individuellen Gestaltungsmöglichkeiten oder persönlichen Rückzugsmöglichkeiten mangelt.

  • Koordination und Planung: Eine effiziente Planung und Verwaltung von Desk Sharing ist entscheidend für den Erfolg des Modells. Vor allem in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass immer genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Auch die Reservierung von Schreibtischen und die Koordination der Büroflächen erfordern eine entsprechende Software oder eine intelligente Lösung für das Raummanagement.

  • Hygiene und Ordnung: Ein weiteres Thema, das beim Desk Sharing häufig auftaucht, ist die Hygiene. Da Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden, müssen sie regelmäßig gereinigt und desinfiziert werden, um Gesundheitsrisiken vorzubeugen. Ohne ein effektives Reinigungskonzept kann es zu unangenehmen Erfahrungen und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern kommen.

  • Abnahme des Zugehörigkeitsgefühls: Die fehlende feste Zuordnung von Arbeitsplätzen kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter weniger mit ihrem Arbeitsplatz und dem Unternehmen verbunden fühlen. Insbesondere in größeren Unternehmen oder bei international verteilten Teams kann das Desk Sharing zu einem Verlust des Gemeinschaftsgefühls führen, da der persönliche Austausch und die regelmäßigen Treffen mit den gleichen Kollegen reduziert werden.

  • Technologische Anforderungen: Die Umsetzung von Desk Sharing erfordert eine starke technologische Infrastruktur. Die Mitarbeiter müssen schnell und einfach auf ihre Daten zugreifen können, und es muss sichergestellt sein, dass alle Geräte und Tools an jedem Arbeitsplatz funktionieren. Ohne ausreichende technische Ausstattung oder Softwarelösung kann Desk Sharing für die Mitarbeiter ineffizient und frustrierend sein.

Glühbirne - Tipp, Wissenswertes

Eine Umfrage der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) zu der Ausstattung der Arbeitsplätze hat ergeben, dass da wo Desk Sharing umgesetzt wird, überwiegend eine gute Ausstattung vorhanden ist. 70% teilen sich jedoch hygienesensible Arbeitsmittel wie Tastatur und Maus:

80% haben einen höhenverstellbaren Schreibtisch.
86% haben einen verstellbaren Bürostuhl.
79% haben einen separaten Monitor.
ca. 70% teilen sich Tastatur und Maus

Nützliche Tipps zur Umsetzung von Desk Sharing:

Alle Schreibtische identisch ausstatten

Jeder Schreibtisch sollte identisch ausgestattet sein. Zu einem guten Arbeitsplatz gehören Bildschirme, Dockingstationen für Notebooks, Tastaturen und Mäuse sowie Headsets zum Telefonieren.

Platz für privates schaffen

Damit sich jeder Mitarbeiter sich an die Clean Desk Policy halten kann, und seinen Schreibtisch ordentlich und sauber an seinen Nachfolger übergeben kann, sollte es eine Möglichkeit geben private Dinge abzulegen und zu verstauen. Hier empfiehlt es sich Schließfachschränke anzuschaffen und diese für Wertsachen zu nutzen.

Höhenverstellbare Tische und Stühle

Da jeder Mensch unterschiedlich groß ist und anders gebaut ist, sollte ein Desk Sharing Arbeitsplatz unbedingt über einen höhenverstellbaren Schreibtisch verfügen. Dieser kann per Knopfdruck den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Idealerweise verfügt der Schreibtisch über einen Memory-Schalter, auf dem die perfekte Einstellung gespeichert werden kann.

Wichtig ist auch ein ergonomischer Bürostuhl. Dieser sollte ebenfalls individuell einstellbar sein und über Merkmale wie Synchronmechanik, Gewichtsautomatik, verstellbare Rückenlehne und Sitzfläche verfügen.

Tipp: Lesen Sie hier wie ein ergonomischer Bürostuhl ausgestattet sein sollte.

Einführung einer Clean Desk Policy

Die Clean Desk Policy regelt, wie die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen sollen. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt und sensible Dokumente sicher verschlossen sein. Gläser, Snackkrümel, Putzlappen und Ähnliches sollten beim Verlassen des Arbeitsplatzes weggeräumt oder entsorgt werden, damit die Kollegen den Arbeitsplatz sauber vorfinden. Dokumente, Laptops und andere sensible Gegenstände gehören in ein Schließfach.

Eigene Headsets und entsprechende Telefonsoftware anschaffen

Aus hygienischen Gründen sollte jeder Mitarbeiter über ein eigenes Headset verfügen. Ein persönliches Headset verhindert auch, dass Bakterien oder Viren von einer Person auf die andere übertragen werden. So kann jeder Mitarbeiter selbst sicherstellen, dass sein Headset sauber und hygienisch ist.

Datenschutz beachten

Beim Desk Sharing ist es besonders wichtig, mögliche Risiken für den Datenschutz zu minimieren:

  • Sichere An- und Abmeldung durch automatisierte An- und Abmeldeprozesse
  • Sichtbarkeit von Bildschirminhalten vermeiden
  • Sichere Datenablage durch Datenzugriffsrechte
  • Sichere Dokumentenverwaltung durch Papiermanagement und Aktenvernichtung
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutz und Verhaltensregeln

Fazit und die wichtigsten Regeln zusammengefasst:

Insgesamt hängt der Erfolg von Desk Sharing stark von einer klaren Organisation und Unternehmenskultur ab. Desk-Sharing kann die Effizienz durch die Vermeidung ungenutzter Arbeitsplätze steigern und gleichzeitig den Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten. Es kann aber auch Herausforderungen mit sich bringen. Wenn alle wichtigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann Desk Sharing sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber von Vorteil sein.

Die drei wichtigsten Regeln

Nutzung des Schreibtisches:

Der Schreibtisch darf nur so lange benutzt werden, wie der Mitarbeiter tatsächlich dran arbeitet. Sobald man in die Mittagspause geht oder ein Meeting hat oder Feierabend ist, muss der Schreibtisch geräumt werden und kann von anderen genutzt werden.

Clean-Desk-Policy:

Es wird immer ein sauberer Arbeitsplatz hinterlassen. Sobald ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch verlässt, dürfen keine persönlichen Gegenstände, Dokumente, Stifte oder andere Dinge zurückbleiben. Auch Gläser oder Krümel von Snacks sind wegzuräumen.

Datenschutz und Sicherheit

Alle Mitarbeiter sollten darin geschult werden, persönliche Daten und Firmeninformationen zu schützen und Laptops nicht ungeschützt und offen herumliegen zu lassen.


Ergonomische Ideen aus dem DELTA-V Sortiment

Ergonomischer blauer Bürostuhl mit Armlehnen und Kopfstütze.

WordPress Cookie Hinweis von Real Cookie Banner